Kebijakan Privasi

1. Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara SIAP DIGITAL (Sistem Informasi Administrasi dan Presensi Digital) mengakses, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan membagikan data pengguna.

SIAP DIGITAL menyediakan layanan administrasi, presensi, dan kepegawaian. Data dikelola oleh pengelola layanan dan administrator yang berwenang sesuai kebutuhan fitur serta hak akses pengguna.

2. Data yang Kami Proses

Bergantung pada fitur yang digunakan, SIAP DIGITAL dapat memproses:

• Data identitas dan kepegawaian, seperti nama, NIP atau nama pengguna, alamat email, nomor telepon, satuan kerja, jabatan, golongan, kelas jabatan, pendidikan terakhir, dan status kepegawaian.
• Data akun dan autentikasi, termasuk kredensial yang telah diamankan, kode OTP, sesi masuk, status aktivasi, dan keterikatan akun dengan perangkat.
• Data kehadiran dan pekerjaan, seperti waktu masuk/pulang, jadwal dan piket, keterlambatan, izin/cuti, dinas, aktivitas harian, kinerja/SKP, serta rekap uang makan dan tunjangan kinerja.
• Lokasi presisi pada saat pengguna menjalankan proses absensi atau mengatur lokasi kerja dari rumah (WFH), termasuk alamat hasil pemetaan lokasi.
• Foto swafoto absensi, foto profil, dan dokumen yang sengaja dipilih pengguna untuk diunggah sebagai lampiran layanan kepegawaian.
• Informasi perangkat dan keamanan, seperti pengenal perangkat, merek/model, sistem operasi, versi aplikasi, catatan akses, status mode pengembang/debugging, dan indikator lokasi tiruan.
• Preferensi aplikasi dan notifikasi, termasuk pengingat kerja, kegiatan, dan waktu ibadah.

3. Cara Kami Menggunakan Data

Data digunakan untuk:

• membuat, mengaktifkan, mengamankan, dan memulihkan akun pengguna;
• memverifikasi identitas, perangkat, lokasi, dan bukti kehadiran;
• menyelenggarakan absensi, jadwal, izin/cuti, perjalanan dinas, aktivitas, dan penilaian kinerja;
• menyusun administrasi serta rekap kepegawaian, uang makan, dan tunjangan kinerja;
• mengirim OTP, pemberitahuan layanan, pengumuman, dan pengingat yang dipilih pengguna;
• mencegah penyalahgunaan, lokasi palsu, akses tidak sah, dan gangguan keamanan;
• melakukan dukungan teknis, audit, pelaporan, serta memenuhi kewajiban hukum dan kedinasan.

4. Izin Perangkat dan Pengungkapan Fitur Sensitif

SIAP DIGITAL meminta izin hanya saat diperlukan oleh fitur yang dipilih. Pengguna dapat menolak atau mencabut izin melalui pengaturan perangkat, tetapi fitur terkait mungkin tidak dapat digunakan.

• Lokasi: digunakan ketika proses absensi atau pengaturan lokasi WFH berlangsung untuk memvalidasi keberadaan pengguna. SIAP DIGITAL tidak menggunakan lokasi untuk iklan dan tidak melakukan pelacakan lokasi terus-menerus di latar belakang.
• Kamera/foto: digunakan ketika pengguna mengambil swafoto absensi, mengganti foto profil, memindai, atau memilih bukti dokumen.
• Biometrik: bila login biometrik diaktifkan, verifikasi dilakukan oleh sistem operasi perangkat. SIAP DIGITAL hanya menerima hasil berhasil/gagal dan tidak mengumpulkan atau menyimpan sidik jari maupun pola wajah biometrik.
• Integritas lokasi dan perangkat: pemeriksaan keamanan digunakan untuk mengenali indikator lokasi tiruan serta status mode pengembang/debugging saat menjalankan fungsi absensi. SIAP DIGITAL tidak membaca daftar aplikasi yang terpasang pada perangkat.
• Notifikasi dan alarm: digunakan untuk OTP, informasi kedinasan, jadwal, serta pengingat yang diaktifkan pengguna.
• Berkas/penyimpanan: diakses hanya ketika pengguna memilih foto atau dokumen untuk diunggah maupun disimpan.

5. Pembagian Data dan Penyedia Layanan

Data dapat diakses oleh administrator yang berwenang sesuai peran dan cakupan aksesnya. Untuk menjalankan layanan, SIAP DIGITAL dapat menggunakan atau terhubung dengan SILAKSANA serta penyedia infrastruktur basis data, penyimpanan berkas, hosting, pengiriman WhatsApp/OTP, dan pemetaan alamat. Penyedia tersebut hanya menerima data yang diperlukan untuk fungsi terkait dan diproses berdasarkan instruksi layanan.

Data juga dapat diungkapkan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, proses hukum, audit resmi, atau untuk melindungi keamanan pengguna dan layanan. SIAP DIGITAL tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakannya untuk periklanan.

6. Keamanan Data

Kami menerapkan pengamanan yang wajar dan sesuai risiko, termasuk koneksi terenkripsi, autentikasi, pembatasan akses berbasis peran dan satuan kerja, pengamanan kredensial, validasi perangkat, serta pencatatan aktivitas penting. Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko; karena itu pengguna wajib menjaga kerahasiaan akun, OTP, dan perangkatnya.

7. Penyimpanan dan Penghapusan Data

Data disimpan selama akun aktif atau selama diperlukan untuk administrasi kepegawaian, penggajian/tunjangan, kearsipan, audit, keamanan, penyelesaian sengketa, dan pemenuhan kewajiban hukum yang berlaku. Data sementara seperti OTP dan sesi memiliki masa berlaku terbatas.

Ketika data tidak lagi diperlukan, data akan dihapus, dianonimkan, atau dibatasi aksesnya sesuai kebijakan retensi dan ketentuan yang berlaku. Sebagian catatan kedinasan mungkin tetap disimpan meskipun akun telah dihapus apabila diwajibkan untuk arsip, audit, keuangan, atau hukum.

8. Hak Pengguna dan Permintaan Penghapusan Akun

Pengguna dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, atau penghapusan data yang tidak lagi diperlukan. Data profil tertentu dapat diperbarui melalui aplikasi; perubahan data induk dilakukan melalui administrator kepegawaian satuan kerja.

Untuk menghapus akun, ajukan permintaan kepada Admin SIAP DIGITAL melalui kontak pada bagian 11 atau administrator kepegawaian pada satuan kerja Anda. Sertakan nama, NIP atau nama pengguna, satuan kerja, dan maksud penghapusan agar identitas dapat diverifikasi. Permintaan diproses setelah verifikasi identitas dan pemeriksaan data yang masih diperlukan. Jika penghapusan dapat dilakukan, akun beserta kredensial dan keterikatan perangkat akan dihapus. Akun yang masih terkait dengan catatan presensi atau pengajuan cuti dapat dinonaktifkan apabila belum dapat dihapus; catatan kedinasan diperlakukan sesuai ketentuan retensi pada bagian 7.

Akun SIAP DIGITAL menggunakan kredensial yang sama dengan SILAKSANA. Penghapusan akun dapat memengaruhi akses ke layanan yang memakai akun tersebut.

9. Anak-Anak

SIAP DIGITAL ditujukan untuk pengguna layanan administrasi dan kepegawaian, bukan untuk anak-anak.

10. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui apabila fitur, praktik pengolahan data, atau ketentuan hukum berubah. Tanggal pembaruan terbaru akan ditampilkan pada bagian atas halaman ini. Perubahan penting dapat diberitahukan melalui aplikasi atau saluran kedinasan.