Kebijakan Privasi

1. Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara SIAP KPU (Sistem Informasi Absensi Pegawai KPU) mengakses, mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan membagikan data saat digunakan oleh pegawai serta personel di lingkungan Komisi Pemilihan Umum (KPU).

SIAP KPU merupakan layanan internal kepegawaian. Pengelolaan data dilakukan oleh KPU melalui satuan kerja tempat pengguna bertugas dan hanya untuk kepentingan kedinasan.

2. Data yang Kami Proses

Bergantung pada fitur yang digunakan, SIAP KPU dapat memproses:

• Data identitas dan kepegawaian, seperti nama, NIP atau nama pengguna, alamat email, nomor telepon, satuan kerja, jabatan, golongan, kelas jabatan, pendidikan terakhir, dan status kepegawaian.
• Data akun dan autentikasi, termasuk kredensial yang telah diamankan, kode OTP, sesi masuk, status aktivasi, dan keterikatan akun dengan perangkat.
• Data kehadiran dan pekerjaan, seperti waktu masuk/pulang, jadwal dan shift, keterlambatan, izin/cuti, dinas, aktivitas harian, kinerja/SKP, serta rekap uang makan dan tunjangan kinerja.
• Lokasi presisi pada saat pengguna menjalankan proses absensi atau mengatur lokasi kerja dari rumah (WFH), termasuk alamat hasil pemetaan lokasi.
• Foto swafoto absensi, foto profil, dan dokumen yang sengaja dipilih pengguna untuk diunggah sebagai lampiran layanan kepegawaian.
• Informasi perangkat dan keamanan, seperti pengenal perangkat, merek/model, sistem operasi, versi aplikasi, catatan akses, status mode pengembang/debugging, indikator lokasi tiruan, serta informasi aplikasi yang terindikasi sebagai alat pemalsu lokasi.
• Preferensi aplikasi dan notifikasi, termasuk pengingat kerja, kegiatan, dan waktu ibadah.

3. Cara Kami Menggunakan Data

Data digunakan untuk:

• membuat, mengaktifkan, mengamankan, dan memulihkan akun pengguna;
• memverifikasi identitas, perangkat, lokasi, dan bukti kehadiran;
• menyelenggarakan absensi, jadwal, izin/cuti, perjalanan dinas, aktivitas, dan penilaian kinerja;
• menyusun administrasi serta rekap kepegawaian, uang makan, dan tunjangan kinerja;
• mengirim OTP, pemberitahuan layanan, pengumuman, dan pengingat yang dipilih pengguna;
• mencegah penyalahgunaan, lokasi palsu, akses tidak sah, dan gangguan keamanan;
• melakukan dukungan teknis, audit, pelaporan, serta memenuhi kewajiban hukum dan kedinasan.

4. Izin Perangkat dan Pengungkapan Fitur Sensitif

SIAP KPU meminta izin hanya saat diperlukan oleh fitur yang dipilih. Pengguna dapat menolak atau mencabut izin melalui pengaturan perangkat, tetapi fitur terkait mungkin tidak dapat digunakan.

• Lokasi: digunakan ketika proses absensi atau pengaturan lokasi WFH berlangsung untuk memvalidasi keberadaan pengguna. SIAP KPU tidak menggunakan lokasi untuk iklan dan tidak melakukan pelacakan lokasi terus-menerus di latar belakang.
• Kamera/foto: digunakan ketika pengguna mengambil swafoto absensi, mengganti foto profil, memindai, atau memilih bukti dokumen.
• Biometrik: bila login biometrik diaktifkan, verifikasi dilakukan oleh sistem operasi perangkat. SIAP KPU hanya menerima hasil berhasil/gagal dan tidak mengumpulkan atau menyimpan sidik jari maupun pola wajah biometrik.
• Aplikasi terpasang dan status perangkat: pemeriksaan keamanan dapat digunakan secara terbatas untuk mendeteksi alat pemalsu lokasi, mode pengembang, atau perangkat yang berisiko saat absensi.
• Notifikasi dan alarm: digunakan untuk OTP, informasi kedinasan, jadwal, serta pengingat yang diaktifkan pengguna.
• Berkas/penyimpanan: diakses hanya ketika pengguna memilih foto atau dokumen untuk diunggah maupun disimpan.

5. Pembagian Data dan Penyedia Layanan

Data dapat diakses oleh petugas KPU yang berwenang sesuai peran dan satuan kerjanya. Untuk menjalankan layanan, SIAP KPU dapat menggunakan atau terhubung dengan SILAKSANA serta penyedia infrastruktur basis data, penyimpanan berkas, hosting, pengiriman WhatsApp/OTP, dan pemetaan alamat. Penyedia tersebut hanya menerima data yang diperlukan untuk fungsi terkait dan diproses berdasarkan instruksi layanan.

Data juga dapat diungkapkan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, proses hukum, audit resmi, atau untuk melindungi keamanan pengguna dan layanan. SIAP KPU tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakannya untuk periklanan.

6. Keamanan Data

Kami menerapkan pengamanan yang wajar dan sesuai risiko, termasuk koneksi terenkripsi, autentikasi, pembatasan akses berbasis peran dan satuan kerja, pengamanan kredensial, validasi perangkat, serta pencatatan aktivitas penting. Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko; karena itu pengguna wajib menjaga kerahasiaan akun, OTP, dan perangkatnya.

7. Penyimpanan dan Penghapusan Data

Data disimpan selama akun aktif atau selama diperlukan untuk administrasi kepegawaian, penggajian/tunjangan, kearsipan, audit, keamanan, penyelesaian sengketa, dan kewajiban hukum KPU. Data sementara seperti OTP dan sesi memiliki masa berlaku terbatas.

Ketika data tidak lagi diperlukan, data akan dihapus, dianonimkan, atau dibatasi aksesnya sesuai kebijakan retensi dan ketentuan yang berlaku. Sebagian catatan kedinasan mungkin tetap disimpan meskipun akun telah dihapus apabila diwajibkan untuk arsip, audit, keuangan, atau hukum.

8. Hak Pengguna dan Permintaan Penghapusan Akun

Pengguna dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, atau penghapusan data yang tidak lagi diperlukan. Data profil tertentu dapat diperbarui melalui aplikasi; perubahan data induk dilakukan melalui administrator kepegawaian satuan kerja.

Untuk menghapus akun, ajukan permintaan kepada Admin SIAP KPU atau administrator kepegawaian pada satuan kerja tempat Anda bertugas. Sertakan nama, NIP, satuan kerja, dan maksud penghapusan agar identitas dapat diverifikasi. Setelah disetujui, administrator menghapus akun melalui Panel Admin → Manajemen Akun. Kredensial, sesi, dan keterikatan perangkat akan dihapus; catatan kedinasan diperlakukan sesuai ketentuan retensi pada bagian 7.

9. Anak-Anak

SIAP KPU bukan layanan untuk anak-anak dan tidak ditujukan kepada pengguna di bawah usia yang diperbolehkan untuk bekerja di lingkungan KPU.

10. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui apabila fitur, praktik pengolahan data, atau ketentuan hukum berubah. Tanggal pembaruan terbaru akan ditampilkan pada bagian atas halaman ini. Perubahan penting dapat diberitahukan melalui aplikasi atau saluran kedinasan.